Politique de confidentialité des renseignement personnels
Clinique THVR – Conformité à la Loi 25
Dernière mise à jour : Juillet 2025
La Clinique THVR inc. accorde une attention rigoureuse à la confidentialité et à la sécurité de vos renseignements personnels. Cette politique de confidentialité (ci-après désignée « la Politique ») vise à vous expliquer de manière claire comment nous collectons, utilisons, communiquons, protégeons et conservons vos données personnelles dans le cadre de nos services de soins de première ligne, notamment en téléconsultation, tout en respectant les obligations légales prévues par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25).
1. Portée de la politique
Ce document vise à vous informer :
- Des types de renseignements recueillis.
- De la manière dont ces données sont utilisées et protégées.
- Des droits que vous détenez sur vos renseignements personnels.
- De la façon d’exercer ces droits.
Cette politique s’applique à toutes les données personnelles recueillies par la Clinique THVR inc., que ce soit :
-
En clinique, par téléphone ou par téléconsultation.
- Par le biais de notre site internet.
- Par l’intermédiaire de plateformes partenaires utilisées pour la gestion des rendez-vous ou des dossiers médicaux.
En nous transmettant vos informations, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente politique et consentez à ce que vos renseignements soient traités tels que décrits.
La Clinique THVR inc. agit conformément aux lois québécoises et canadiennes applicables, notamment :
-
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP) (P-39.1).
- La Loi sur les services de santé et les services sociaux (RLRQ, chapitre S-4.2).
- La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25).
Votre consentement est requis avant toute collecte ou utilisation de vos renseignements. Celui-ci doit être donné de manière libre, éclairée et spécifique.
- Les mineurs de moins de 14 ans : consentement requis du parent ou du tuteur.
- Les jeunes de 14 ans et plus peuvent consentir eux-mêmes, sauf dispositions contraires prévues par la loi.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sauf en cas d’obligations légales ou de sécurité.
Dans certaines situations, nous pourrions vous fournir des informations spécifiques au moment de la collecte des données. Votre consentement explicite pourrait alors être requis pour procéder à certaines utilisations, communications ou conservations de vos renseignements.
4.A. Nous recueillons les renseignements nécessaires à la prestation de nos services. Ces données peuvent inclure :
COMMENT TRAITONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
| PATIENT | EMPLOYÉ | VISITEUR SITE INTERNET |
|
|---|---|---|---|
| Comment recueillons-nous vos renseignements personnels ? | Lors de la prise de rendez-vous ou de l’inscription à nos services, en personne, par téléphone ou via nos plateformes numériques. | Lorsque vous nous transmettez votre candidature, directement ou par l’entremise de nos partenaires. | Lorsque vous utilisez notre site Web et acceptez l’utilisation de certains traceurs. |
| Quels renseignements personnels collectons-nous ? | RAMQ, nom, adresse, téléphone, courriel, naissance, sexe, données médicales, pharmaceutiques, financières, photo. | Nom, adresse, téléphone, courriel, naissance, sexe, parcours académique et professionnel, NAS. | – |
| De qui collectons-nous vos renseignements personnels ? | De vous-même, du DSQ (Dossier santé Québec) ou d’une plateforme tierce lors de la réservation. | – | – |
| Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels ? | Confirmer votre identité, offrir des soins adaptés, assurer le suivi, répondre aux demandes, gérer et améliorer nos services, se conformer à la loi. | – | – |
| Qu’arrive-t-il en cas de refus de fournir vos renseignements personnels ? | Nous pourrions être incapables de vous offrir nos services médicaux. | Vous ne pourrez être embauché ou faire partie de notre équipe. | – |
| Qui a accès à vos renseignements personnels ? | Notre personnel médical et administratif, chercheurs/collaborateurs dans le cadre de projets avec consentement. | Administration, RH et partenaires liés à l’emploi. | – |
| Comment partageons-nous vos renseignements personnels avec des tiers ? | Via communications électroniques ou télécopie sécurisée, selon les lois applicables, pour la continuité des soins. | – | – |
| Durée de conservation de vos renseignements personnels ? | Aussi longtemps que la relation thérapeutique est active, selon les règles légales. | Aussi longtemps que la relation d’emploi est maintenue, selon les obligations légales. | – |
| Quels sont les risques associés ? | Risque d’incident de confidentialité. | Risque d’incident de confidentialité. | Risque d’incident de confidentialité. |
| Où sont conservés vos renseignements personnels ? | Dans Medesync/Pomelo, plateformes numériques sécurisées de Telus Santé, conformes aux exigences. | Dans nos systèmes RH et auprès des fournisseurs de paie, avec protections physiques et électroniques. | – |
LOGICIELS UTILISÉS
| LOGICIEL | FOURNISSEUR | UTILITÉS | CALENDRIER DE MISES À JOUR |
|---|---|---|---|
| WordPress | Automattic | Site internet | Selon l’éditeur |
| Medesync | Telus | Dossier médical électronique (DME) et plateforme de téléconsultation | Par fournisseur |
| Pomelo | Telus | Plateforme numérique sécurisée pour faciliter la gestion des communications entre cliniques et patients | Par fournisseur |
| Windows | Microsoft | Système d’exploitation | – |
4.B. Bien que les renseignements collectés automatiquement ne peuvent généralement pas être considérés comme des renseignements personnels, dans le sens où ceux-ci ne sont pas collectés de façon à nous permettre de vous identifier personnellement, la présente politique vise également à renseigner les personnes intéressées sur les pratiques de la Clinique THVR inc. relativement aux renseignements collectés automatiquement.
Voici les types de renseignements recueillis automatiquement et ne sont généralement pas être considérés comme des renseignements personnels. Les informations recueillies à l’aide de ces témoins peuvent inclure sans s’y limiter :
- Information sur le navigateur.
- Système d’exploitation.
- Pages visitées et requêtes.
- Heure et jour de connexion.
- Fréquence et durée des visites.
- Géographie et préférence de langue.
Les renseignements collectés par les fichiers témoins nous permettent principalement de :
- Traiter des statistiques et des informations sur le trafic.
- Créer des listes d’audience pour faire du reciblage publicitaire.
- Faciliter la navigation et améliorer le service pour votre confort.
Seules les personnes autorisées (professionnels de la santé et personnel administratif dûment formé) ont accès à vos renseignements, dans les limites de leurs fonctions.
Vos données peuvent également être transmises à des fournisseurs de services (ex. Plateformes technologiques, hébergement de données) sous ententes strictes de confidentialité.
Au sein de notre organisation nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :
Responsable de la protection des renseignements personnels
- Développe et met en œuvre des politiques internes de confidentialité.
- Forme l’équipe sur leurs responsabilités légales et fait signer les ententes de confidentialité aux employés.
- Tiens un registre des incidents de sécurité.
- Évalue les incidents et signale ceux à risque élevé aux autorités.
- Supervise les risques liés à la confidentialité.
- Gère les accès aux systèmes selon les rôles.
- S’assure que les fournisseurs externes respectent des normes de confidentialité rigoureuses.
- Effectue une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est effectuée pour tout projet impliquant de nouvelles technologies ou la divulgation de renseignements sensibles à des tiers.
Personnel administratif et/ou clinique
- Recueille et enregistre les consentements des patients.
- Numérise les documents et les intègre au dossier.
- Respecte les engagements signés en matière de confidentialité.
- Signale les événements inhabituels liés à la confidentialité.
- Suit les directives éthiques et les politiques internes de confidentialité.
- Demeure vigilant face aux risques et incidents potentiels.
Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels par le biais des activités suivantes :
- Politique remise à l’embauche.
- Rappel annuel de l’importance de protéger les données personnelles.
- Encouragement à déclarer tout incident de sécurité ou de confidentialité.
Risques pour la sécurité ou la vie
Nous pourrions devoir divulguer des renseignements à des tiers (proches, autorités, intervenants) si nous estimons qu’une personne est en danger grave et imminent.
Collaboration judiciaire et policière
En cas de mandat ou dans le cadre d’enquêtes criminelles, nous pourrions être légalement tenus de transmettre certaines informations aux forces de l’ordre ou à des autorités juridiques compétentes.
Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour fournir nos services, ou selon les exigences réglementaires. Une fois la période écoulée, les données sont détruites de manière sécurisée pour éviter toute fuite.
Nos systèmes sont protégés par des mesures de sécurité robustes sur le plan physique, technologique et organisationnel. Malgré ces protections, aucune technologie n’est infaillible. Vous êtes invité à utiliser nos services à partir de réseaux sécurisés et à être vigilant contre les tentatives d’hameçonnage. Si vous pensez que vos informations personnelles ont pu être compromises, veuillez nous contacter rapidement.
Vos renseignements sont stockés et traités exclusivement au Canada. Aucun transfert international n’est effectué sans votre consentement explicite.
Conformément à la Loi 25, vous avez les droits suivants :
- Accès à vos données.
- Correction d’informations inexactes.
- Retrait de consentement, dans les limites permises.
- Limitation de l’accès à certains intervenants.
- Portabilité de vos données vers un autre organisme.
- Plainte auprès de notre responsable ou de la Commission d’accès à l’information :
- https://www.cai.gouv.qc.ca/commission-acces-information/formulaires-lettres-types?pour-les-citoyens
- Formulaire de plainte : www.cai.gouv.qc.ca
Toute demande peut être adressée à notre responsable de la protection des renseignements
personnels :
- info@cliniquethvr.com
- Téléphone : 438-892-5974
- Télécopieur : 579-342-0229
Un délai de 30 jours maximum, à compter de la réception de la demande, vous sera communiqué pour le traitement de votre demande.
Nous nous assurons que les renseignements que nous détenons soient à jour, exacts et complets, selon les informations que vous nous fournissez.
La Clinique THVR inc. demeure responsable de la protection des renseignements recueillis, y compris ceux transmis à des partenaires de confiance. Toute information fournie intentionnellement ou non par les patients (ex. Photos téléchargées) hors des canaux autorisés n’est pas traitée comme donnée clinique et ne sera pas utilisée sans consentement.
Lors de votre première visite sur notre site, un bandeau de consentement vous informe de l’utilisation de témoins (cookies) et vous offre la possibilité de les accepter ou de les refuser, selon vos préférences.
Notre site utilise différents types de témoins pour améliorer votre expérience :
- Témoins essentiels : nécessaires au bon fonctionnement du site (ex. Navigation sécurisée, accès aux zones protégées du site).
- Témoins analytiques : utilisés pour analyser la fréquentation et l’utilisation du site (ex. Google Analytics).
- Témoins publicitaires : utilisés pour vous proposer des publicités pertinentes basées sur vos intérêts (ex. Google Ads).
Vous pouvez ajuster vos préférences en tout temps :
- En utilisant la bannière de gestion des témoins accessible sur notre site.
- Ou en configurant les paramètres de votre navigateur pour refuser ou supprimer les témoins.
Cette politique ne couvre pas les pratiques des sites web externes vers lesquels notre site pourrait rediriger. Nous vous invitons à consulter leurs politiques respectives avant de leur fournir vos données.
Il est possible que vos informations personnelles soient transférées à l’extérieur du Québec dans certains cas.
La Clinique THVR inc. n’utilise aucune technologie de profilage, d’identification biométrique ou de prise de décision automatisée à partir de renseignements personnels.
Cette politique peut être révisée pour refléter les changements législatifs ou nos pratiques internes. La version la plus récente sera disponible en tout temps sur notre site web.
